Hausverwaltung: Arten, Aufgaben, Beauftragung und Kosten

Arten der Hausverwaltung

Welche Hausverwaltung passt, hängt vor allem davon ab, wem die Immobilie gehört und ob sie vermietet ist. Bei einer Wohnungseigentümergemeinschaft geht es um das gemeinschaftliche Eigentum und die gemeinsamen Angelegenheiten der Eigentümer. Ein einzelner Vermieter kann dagegen eine Verwaltung mit der Betreuung seines Mietobjekts beauftragen. Für eine vermietete Eigentumswohnung kommt zusätzlich eine Verwaltung des Sondereigentums infrage; diese bleibt von der WEG-Verwaltung getrennt, auch wenn dieselbe Firma beide Aufgaben übernimmt. Die drei Hausverwaltungstypen unterscheiden sich damit vor allem nach Auftraggeber, Gegenstand und rechtlicher Grundlage.

WEG-Verwaltung

Die WEG-Verwaltung betreut die Angelegenheiten der Wohnungseigentümergemeinschaft und verwaltet das Gemeinschaftseigentum. Dazu zählen etwa Treppenhaus, Dach, Fassade und gemeinschaftliche technische Anlagen. Welche Bestandteile rechtlich zum Gemeinschaftseigentum oder zum Sondereigentum gehören, richtet sich nach dem Wohnungseigentumsgesetz sowie der Teilungserklärung und Gemeinschaftsordnung. Die Verwaltung entscheidet nicht anstelle der Eigentümer über alle Fragen: Über grundlegende Maßnahmen beschließt die Gemeinschaft, während der Verwalter im gesetzlichen und vereinbarten Rahmen für die laufende Verwaltung tätig wird. Bestellt wird der Verwalter durch Beschluss der Wohnungseigentümer nach § 26 WEG. Die Bestellung ist auf höchstens fünf Jahre begrenzt; bei der ersten Bestellung nach der Begründung von Wohnungseigentum gilt eine Höchstdauer von drei Jahren. Die Gemeinschaft kann eine natürliche Person oder ein Unternehmen bestellen. Auftraggeber ist dabei die Wohnungseigentümergemeinschaft, nicht ein einzelner Eigentümer. Die rechtliche Stellung der Gemeinschaft und die Befugnisse des Verwalters ergeben sich unter anderem aus §§ 9a, 9b, 18 und 26 WEG. Typische Leistungen betreffen die Organisation der Eigentümerversammlung, die Umsetzung gefasster Beschlüsse, die laufende finanzielle Übersicht und die Koordination gemeinschaftlicher Instandhaltung. Dazu gehören beispielsweise die Abstimmung eines Handwerkertermins für das Treppenhaus oder die Vorbereitung eines Beschlusses über eine Dachreparatur. Der Wirtschaftsplan und die Jahresabrechnung beziehen sich auf die gemeinschaftlichen Einnahmen und Ausgaben; sie sind nicht mit der Abrechnung eines einzelnen Mietverhältnisses gleichzusetzen. Der Verwalter vertritt die Gemeinschaft im gesetzlichen Umfang nach außen und führt die Verwaltungsunterlagen der WEG.

Abgrenzung der drei Hausverwaltungsarten, Rechtsstand 2026
Art	Auftraggeber	Gegenstand	Rechtsgrundlage
WEG-Verwaltung	Wohnungseigentümergemeinschaft	Gemeinschaftseigentum und gemeinschaftliche Angelegenheiten	Insbesondere §§ 18, 26 WEG; Vertretung nach § 9b WEG
Mietverwaltung	Einzelner Vermieter oder Gesellschaft	Mietobjekt und Verwaltung des Mietverhältnisses	Dienstvertrag nach §§ 611 ff. BGB; Mietverhältnis nach §§ 535 ff. BGB
Sondereigentumsverwaltung	Eigentümer der vermieteten Wohnung	Vermietete einzelne Einheit und zugehöriges Mietverhältnis	Dienstvertrag nach §§ 611 ff. BGB; Abgrenzung nach §§ 1, 5 WEG

Im Unterschied zur Mietverwaltung arbeitet die WEG-Verwaltung für die Gemeinschaft und nicht allein für den Vermieter einer Wohnung. Die Sondereigentumsverwaltung betrifft dagegen eine einzelne vermietete Einheit innerhalb der WEG. Entscheidend ist daher, ob eine Angelegenheit das Gemeinschaftseigentum oder das Mietverhältnis eines einzelnen Eigentümers betrifft.

Mietverwaltung

Eine Mietverwaltung wird von einem einzelnen Eigentümer oder einer Gesellschaft beauftragt, um ein Mietobjekt zu betreuen. Auftraggeber bleibt der Vermieter; die Hausverwaltung handelt für ihn nur in dem Umfang, den der Vertrag und eine erteilte Vollmacht vorsehen. Anders als bei der WEG-Verwaltung wird der Verwalter nicht durch einen Beschluss der Wohnungseigentümergemeinschaft nach § 26 WEG bestellt. Grundlage ist ein Dienstvertrag zwischen dem Eigentümer und der Verwaltung, auf den grundsätzlich die §§ 611 ff. BGB anwendbar sind. Im Alltag umfasst die Verwaltung von Mietobjekten häufig die Kommunikation mit Mietern, die Bearbeitung von Anliegen zum Mietverhältnis und die Überwachung vereinbarter Zahlungen. Je nach Vertrag übernimmt die Verwaltung außerdem die Vorbereitung und den Abschluss von Mietverträgen im Namen des Eigentümers, organisiert Wohnungsübergaben oder koordiniert erforderliche Arbeiten in der Wohnung. Auch die Erstellung einer Betriebskostenabrechnung kann vereinbart sein. Welche Leistungen tatsächlich dazugehören, ergibt sich aus dem konkreten Auftrag und nicht allein aus der Bezeichnung „Mietverwaltung“. Der Verwalter darf den Eigentümer gegenüber Mietern nicht automatisch in jeder Angelegenheit uneingeschränkt vertreten. Für rechtsverbindliche Erklärungen und Entscheidungen kommt es auf die vereinbarte Vertretungsmacht an. Wird etwa eine Reparatur beauftragt, sollte klar sein, ob die Verwaltung selbst den Auftrag erteilen darf oder zuvor die Zustimmung des Eigentümers benötigt. Das ist besonders relevant, wenn mehrere Wohnungen oder ein ganzes Mietshaus betreut werden und Entscheidungen zeitnah getroffen werden müssen. Die Mietverwaltung ist von der Verwaltung des Gemeinschaftseigentums abzugrenzen: Vermietet ein Eigentümer eine Wohnung in einer WEG, bleibt die Gemeinschaft für gemeinschaftliche Angelegenheiten zuständig. Die Mietverwaltung kümmert sich hingegen um das Verhältnis zwischen Vermieter und Mieter. Bei einem Mehrfamilienhaus im Alleineigentum kann der Auftrag dagegen das gesamte Gebäude und sämtliche Mietverhältnisse umfassen. Umfang und Befugnisse sollten deshalb im Dienstvertrag und in einer Vollmacht konkret benannt sein.

Sondereigentumsverwaltung

Die Sondereigentumsverwaltung (SEV) betreut eine einzelne vermietete Eigentumswohnung innerhalb einer Wohnungseigentümergemeinschaft. Auftraggeber ist der Eigentümer dieser Wohnung, der die Verwaltung auf vertraglicher Grundlage mit Aufgaben rund um sein Mietverhältnis betraut. Typische Leistungen sind die Kommunikation mit dem Mieter, die Verwaltung des Mietvertrags, die Bearbeitung laufender Anliegen und – sofern vereinbart – die Abwicklung von Zahlungsvorgängen oder die Koordination von Arbeiten innerhalb der Wohnung. Die Zuständigkeit endet dort, wo eine Angelegenheit das Gemeinschaftseigentum betrifft. Für eine Reparatur an einer gemeinschaftlichen Steigleitung oder am Dach ist nicht die SEV als Verwalterin des einzelnen Mietverhältnisses zuständig, sondern die WEG-Verwaltung im Rahmen ihres Auftrags. Die genaue Zuordnung einzelner Bauteile kann sich aus §§ 1 und 5 WEG sowie aus Teilungserklärung und Gemeinschaftsordnung ergeben. Auch Bauteile, die sich innerhalb einer Wohnung befinden, sind nicht automatisch Sondereigentum. WEG-Verwaltung und SEV sollten in Aufgaben, Beauftragung und Abrechnung klar getrennt bleiben. Die WEG-Verwaltung handelt für die Gemeinschaft, während die SEV den einzelnen Wohnungseigentümer unterstützt. Übernimmt dieselbe Firma beide Mandate, braucht sie deshalb getrennte Zuständigkeiten und muss erkennen lassen, in welcher Rolle sie eine Anfrage bearbeitet. Das verhindert, dass eine Ausgabe des Mietverhältnisses mit gemeinschaftlichen Kosten vermischt oder eine Anfrage an die falsche Verwaltung gerichtet wird. Für eine vermietete Eigentumswohnung ist die getrennte Beauftragung besonders übersichtlich, weil sie die Interessen der Gemeinschaft und die des einzelnen Vermieters auseinanderhält.

Aufgaben einer Hausverwaltung

Die Aufgaben einer Hausverwaltung verbinden laufende Geldverwaltung, technische Koordination und formelle Abläufe im gemeinschaftlichen Eigentum. Im Alltag bedeutet das beispielsweise, Zahlungseingänge zu prüfen, Reparaturen nachzuverfolgen und Entscheidungen der Eigentümer nachvollziehbar zu dokumentieren. Die kaufmännischen, technischen und rechtlichen Arbeitsschritte greifen ineinander, haben aber jeweils eigene Unterlagen und Fristen. Ein klarer Ablauf erleichtert Eigentümern die Kontrolle und macht Zuständigkeiten im Gebäudemanagement verständlich.

Kaufmännische Aufgaben

Die kaufmännische Verwaltung hält Einnahmen, Ausgaben und geplante Maßnahmen für die Eigentümergemeinschaft nachvollziehbar fest. Zu den regelmäßigen Unterlagen gehören insbesondere Wirtschaftsplan, Hausgeldabrechnung und Nachweise über die Erhaltungsrücklage.

Buchführung: Die Verwaltung ordnet laufende Zahlungen dem passenden Objekt und Buchungskonto zu, etwa Versicherungsbeiträge, Strom für Gemeinschaftsflächen und eingegangene Hausgeldzahlungen.
Hausgeldabrechnung: Nach Ablauf des Abrechnungszeitraums werden tatsächliche Einnahmen und Ausgaben den Vorschüssen gegenübergestellt; Eigentümer sehen daraus beispielsweise ein Guthaben oder eine Nachzahlung.
Wirtschaftsplan: Für das kommende Jahr schätzt die Verwaltung erwartete Kosten wie Reinigung, Versicherung und Wartung und berechnet daraus die monatlichen Vorschüsse der Eigentümer.
Rechnungsprüfung: Vor einer Zahlung werden Rechnung, Leistungsnachweis und Auftrag abgeglichen; bei einer Reparatur am Dach sollten etwa Arbeitsumfang und berechnete Stunden zusammenpassen.
Mahnwesen: Bleibt ein fälliges Hausgeld aus, dokumentiert die Verwaltung Rückstand und Zahlungserinnerungen und verfolgt den Vorgang nach den vereinbarten Abläufen weiter.
Erhaltungsrücklage: Die angesparten Beträge werden getrennt erfasst und für gemeinschaftliche Erhaltungsmaßnahmen vorgesehen, etwa für eine später beschlossene Erneuerung der Heizungsanlage.
Abgleich und Belege: Kontoauszüge, Buchungen und Belege müssen zusammenpassen; eine Rücklagenzahlung ist dabei keine zusätzliche Einnahme, sondern eine zweckgebundene Zuführung.

Ein häufiger Irrtum ist, den Wirtschaftsplan mit der späteren Abrechnung gleichzusetzen: Der Plan beruht auf Erwartungen, die Abrechnung auf den tatsächlich verbuchten Beträgen. Für Eigentümer ist eine jährlich nachvollziehbare Abrechnung mit geordneten Belegen besonders hilfreich.

Technische Aufgaben

Technische Arbeit beginnt mit der Beobachtung des Gebäudes und reicht bis zur Kontrolle, ob beauftragte Arbeiten vertragsgemäß erledigt wurden. Bei einem Wasserschaden muss die Verwaltung beispielsweise Ursache, Dringlichkeit, Zuständigkeit und erforderliche Fachfirma koordinieren.

Bauzustandskontrollen: Bei regelmäßigen Rundgängen werden sichtbare Schäden an Dach, Fassade, Treppenhaus und Gemeinschaftskeller notiert; Fotos mit Datum erleichtern den Vergleich bei späteren Kontrollen.
Schadensaufnahme: Meldungen zu Feuchtigkeit, Ausfall der Beleuchtung oder einer defekten Tür werden mit Ort, Zeitpunkt und Auswirkungen erfasst, damit dringende Fälle priorisiert werden können.
Handwerker beauftragen: Die Verwaltung beschreibt den Auftrag möglichst genau, holt bei planbaren Arbeiten Vergleichsangebote ein und klärt Zugang, Ausführungszeit sowie Ansprechpartner im Haus.
Reparaturen nachverfolgen: Nach der Beauftragung werden Termin und Arbeitsfortschritt überprüft; bei einer undichten Leitung gehört dazu auch die Kontrolle, ob der betroffene Bereich wieder trocken ist.
Wartungsintervalle koordinieren: Fristen ergeben sich aus Herstellerangaben, Wartungsverträgen und der konkreten Anlage; für Aufzüge oder Heizungen werden Termine deshalb kalendergestützt dokumentiert.
Leistung abnehmen: Nach Abschluss werden Arbeitsbericht und Rechnung mit dem Auftrag verglichen; erkennbare Mängel wie eine nicht schließende Kellertür werden zeitnah zur Nachbesserung gemeldet.

Nicht jede Auffälligkeit erfordert sofort einen umfangreichen Auftrag: Eine lose Handlaufbefestigung ist zeitnah zu sichern, während bei einer geplanten Fassadenmaßnahme zunächst Zustand und Umfang geklärt werden. Ein dokumentierter Ablauf von der Meldung bis zur Rechnung verhindert, dass Reparaturen ohne Rückmeldung offenbleiben.

Rechtliche Aufgaben

Bei der rechtlichen Organisation sorgt die Verwaltung vor allem dafür, dass Eigentümer wirksam beraten und gefasste Entscheidungen nachvollziehbar umgesetzt werden können. Dazu gehören die Vorbereitung der Eigentümerversammlung, die Protokollierung und die geordnete Führung der Beschluss-Sammlung bei einer Wohnungseigentümergemeinschaft.

Versammlung vorbereiten: Die Verwaltung sammelt entscheidungsreife Themen, erstellt eine Tagesordnung und fügt bei Bedarf Angebote oder Schadensberichte bei, etwa zur Abstimmung über eine Dachreparatur.
Einladung und Frist: Die Einladung zur Eigentümerversammlung muss grundsätzlich spätestens drei Wochen vor dem Termin zugehen; Tagesordnung und Versandnachweis sollten sorgfältig aufbewahrt werden.
Versammlung durchführen: Anträge und Abstimmungen werden den angekündigten Punkten zugeordnet; bei einer Kostenentscheidung werden Beschlussgegenstand und Finanzierung so konkret formuliert, dass die Umsetzung klar ist.
Ergebnis protokollieren: Das Protokoll hält wesentliche Abläufe und Beschlüsse fest, darunter Abstimmungsergebnis, beschlossene Maßnahme und gegebenenfalls den vorgesehenen Zeitrahmen für die Ausführung.
Beschluss-Sammlung führen: Bei einer WEG werden Beschlüsse und relevante gerichtliche Entscheidungen fortlaufend aufgenommen, damit Eigentümer den aktuellen Stand zu einer Maßnahme oder Kostenverteilung prüfen können.
Beschlüsse umsetzen: Nach der Versammlung veranlasst die Verwaltung beschlossene Schritte, beispielsweise die Beauftragung eines Angebots, und hält Auftrag, Rückmeldungen sowie offene Punkte schriftlich fest.
Fristen überwachen: Versand, Rückmeldungen und vereinbarte Termine werden mit Datum dokumentiert; bei einem Beschluss über eine Reparatur hilft ein Fristenplan, Zuständigkeiten und nächste Schritte nachzuhalten.

Formale Sorgfalt zeigt sich daran, dass Einladung, Tagesordnung, Abstimmungsergebnis und Umsetzung zusammenpassen und Unterlagen auffindbar bleiben. Für Eigentümer ist ein präzises Protokoll mit klar benanntem Beschluss der beste Ausgangspunkt, um den Fortgang einer Entscheidung nachzuverfolgen.

Hausverwaltung beauftragen

Bei einer Wohnungseigentümergemeinschaft beginnt die Beauftragung mit der Auswahl eines geeigneten Hausverwalters und einem Beschluss der Eigentümer. Bestellung und Verwaltervertrag hängen zusammen, sind rechtlich aber zwei getrennte Vorgänge. Der Beschluss legt fest, wer die Verwaltung übernimmt und für welchen Zeitraum die Bestellung gilt. Im Vertrag werden die vereinbarten Leistungen, die Vergütung und weitere Bedingungen festgehalten. Für die Auswahl sind außerdem die Qualifikation des Verwalters und die Regelungen zur späteren Beendigung relevant.

Verwaltervertrag und Bestellung

Die Wohnungseigentümer bestellen den WEG-Verwalter durch Beschluss nach § 26 WEG. Die Bestellung bestimmt, wer das Amt ausübt und für welchen Zeitraum. Bei der erstmaligen Bestellung nach Begründung des Wohnungseigentums darf die Bestellungszeit höchstens drei Jahre betragen; bei späteren Bestellungen sind höchstens fünf Jahre zulässig. Der Beschluss sollte Beginn und Ende der Amtszeit eindeutig benennen. Die Bestellung und der Verwaltervertrag sind getrennte Rechtsakte: Der Beschluss begründet das Amt, während der Vertrag die gegenseitigen Leistungen und Ansprüche regelt.

Vor der Abstimmung sollten die Eigentümer das Vertragsangebot mit dem Beschlussvorschlag abgleichen. Üblicherweise werden darin folgende Punkte festgelegt:

Leistungsumfang: Der Vertrag beschreibt die vereinbarten Verwaltungsleistungen, etwa die Vorbereitung von Eigentümerversammlungen, die Umsetzung gefasster Beschlüsse und die laufende Betreuung der Gemeinschaft.
Sonderleistungen: Aufgaben außerhalb des vereinbarten Grundumfangs werden einzeln aufgeführt, zum Beispiel zusätzliche Versammlungen, besondere Baubegleitung oder umfangreiche Unterstützung bei einem Rechtsstreit.
Nebentätigkeiten: Der Vertrag legt offen, ob der Verwalter weitere Tätigkeiten für die Gemeinschaft übernimmt und ob dafür zusätzliche Vergütungen oder mögliche Interessenkonflikte entstehen.
Vergütung: Festgehalten werden die laufende Vergütung, ihre Berechnungsgrundlage und die Abrechnung von Sonderleistungen; konkrete Beträge sollten im Beschluss und Vertrag übereinstimmen.
Laufzeit und Kündigung: Der Vertrag nennt seine Laufzeit, das Verhältnis zur Bestellungsdauer und die Bedingungen einer ordentlichen oder außerordentlichen Kündigung.

Eine klare Trennung zwischen regelmäßigen Leistungen und Zusatzaufträgen erleichtert den Vergleich mehrerer Angebote. Auch sollte erkennbar sein, ob eine Sonderleistung nur nach vorheriger Zustimmung der Eigentümergemeinschaft vergütet wird und wie der Auftrag dokumentiert werden muss. Unklare Formulierungen wie „weitere Tätigkeiten nach Aufwand“ lassen offen, welche Arbeit zusätzlich berechnet werden kann.

Die gesetzliche Höchstdauer der Bestellung nach § 26 WEG gilt unabhängig davon, wie lange ein Vertrag formuliert ist. Der Vertrag sollte deshalb mit der Amtszeit abgestimmt sein und die Beendigung bei einer Abberufung ausdrücklich berücksichtigen. Für eine spätere Wiederbestellung ist ein neuer Beschluss erforderlich; die Eigentümer können dabei erneut über Angebot und Vertragsbedingungen entscheiden. Beschluss und Vertragsfassung sollten in den Unterlagen der Gemeinschaft nachvollziehbar zusammengeführt werden.

Zertifizierter Verwalter

Seit dem 1. Dezember 2023 kann jeder Wohnungseigentümer grundsätzlich verlangen, dass ein zertifizierter Verwalter bestellt wird. Die Zertifizierung weist nach, dass die betreffende Person die gesetzlich vorgesehene Prüfung bei einer Industrie- und Handelskammer bestanden hat. Die Prüfung umfasst Kenntnisse, die für die Verwaltung von Wohnungseigentum wichtig sind, darunter rechtliche, kaufmännische und technische Grundlagen.

Der Anspruch ist bei der Auswahl und Bestellung zu berücksichtigen: Wird ein neuer Verwalter gesucht oder eine Wiederbestellung beraten, können Eigentümer nach dem Nachweis der Zertifizierung fragen und ihn mit den Angaben im Angebot abgleichen. Die Gemeinschaft sollte die Qualifikation vor der Beschlussfassung prüfen und festhalten, auf welcher Grundlage sie den Kandidaten als zertifiziert einordnet. Die Zertifizierung ersetzt jedoch nicht die Prüfung, ob Leistungsumfang, Erreichbarkeit und Erfahrung zur konkreten Größe und Ausstattung der Gemeinschaft passen.

Für kleinere Gemeinschaften sieht das Wohnungseigentumsgesetz eine Ausnahme vor. Sie greift bei weniger als neun Sondereigentumsrechten, wenn ein Wohnungseigentümer zum Verwalter bestellt ist und weniger als ein Drittel der Eigentümer die Bestellung eines zertifizierten Verwalters verlangt. Liegen diese Voraussetzungen nicht zusammen vor, ist die Ausnahme nicht anwendbar. Bei unterschiedlichen Einschätzungen sollten Eigentümer den Gesetzeswortlaut und die konkrete Zusammensetzung der Gemeinschaft prüfen.

Die Zertifizierung unterstützt die Kontrolle der fachlichen Mindestkenntnisse, ist aber kein Gütesiegel für jede einzelne Verwaltungsleistung. Eigentümer können zusätzlich nach einschlägiger Berufserfahrung, Vertretungsregelungen und dem Umgang mit digitalen Unterlagen fragen. Für den Bestellungsbeschluss ist entscheidend, dass die geforderte Qualifikation nachvollziehbar erfüllt ist und die ausgewählte Person die vereinbarten Aufgaben übernehmen kann.

Abberufung

Die Wohnungseigentümer können den Verwalter nach § 26 WEG jederzeit durch Beschluss abberufen; ein wichtiger Grund muss dafür nicht vorliegen. Der Beschluss kann in einer Eigentümerversammlung gefasst werden. Er sollte eindeutig erkennen lassen, welche Person abberufen wird und ab wann die Abberufung gilt. Die Abberufung beendet zunächst das Verwalteramt, nicht automatisch sofort den zugrunde liegenden Vertrag.

Für das Vertragsverhältnis gilt eine gesetzliche Fristbegrenzung: Der Verwaltervertrag endet spätestens sechs Monate nach dem Beschluss über die Abberufung (§ 26 Abs. 3 WEG). Eine abweichende Vertragsklausel kann diesen gesetzlichen Endzeitpunkt nicht nach hinten verschieben. Die Gemeinschaft sollte das Beschlussdatum deshalb dokumentieren und den spätesten Vertragsendtermin berechnen. Bis zum Vertragsende können sich weiterhin vertragliche Ansprüche ergeben; deren Umfang richtet sich nach dem Vertrag und den Umständen der Beendigung.

Für einen geordneten Wechsel sollten die Eigentümer den Zeitpunkt der Übergabe und die Zuständigkeit für laufende Vorgänge abstimmen. Dazu gehören insbesondere Verwaltungsunterlagen, Beschlusssammlung, gemeinschaftliche Schlüssel und Zugangsdaten sowie Informationen zu offenen Aufträgen. Wird gleichzeitig ein neuer Verwalter bestellt, lassen sich Übergabe und Übernahme zeitlich aufeinander abstimmen. Die Gemeinschaft sollte außerdem festhalten, wer bis zum Vertragsende anstehende Verwaltungsvorgänge bearbeitet.

Kommt es über die Wirksamkeit des Beschlusses, die Vertragsbeendigung oder mögliche Vergütungsansprüche zum Streit, sind ein Mieterverein oder ein Rechtsanwalt geeignete Anlaufstellen. Die Abberufung selbst bleibt davon als Beschluss der Eigentümergemeinschaft zu unterscheiden; entscheidend für die Vertragsbeendigung ist die gesetzliche Sechsmonatsgrenze ab Beschlussfassung.

Kosten der Hausverwaltung

Die Kosten für Hausverwaltung hängen vor allem von der Verwaltungsart, der Zahl der Einheiten und dem vereinbarten Leistungsumfang ab. Für 2026 gelten die genannten Beträge als Richtwerte, nicht als verbindliche Angebote oder einheitliche Marktpreise. Bei einem Vergleich sollte erkennbar sein, welche laufenden Leistungen im Grundhonorar enthalten sind und welche Tätigkeiten zusätzlich berechnet werden. Entscheidend ist außerdem, wer die Vergütung trägt: Eigentümer zahlen sie grundsätzlich selbst; auf Mieter lässt sie sich nicht als Betriebskosten umlegen.

Richtwerte pro Einheit

Für eine WEG-Verwaltung liegen die monatlichen Richtwerte 2026 bei etwa 27 bis 42 Euro je Einheit. Bei einer Mietverwaltung sind ungefähr 25 bis 35 Euro je Einheit und Monat üblich; alternativ kann die Vergütung mit etwa 4 bis 7 Prozent der monatlichen Kaltmiete berechnet werden. Als weitere Orientierung werden für kleinere oder anders zugeschnittene Mandate auch rund 20 bis 30 Euro je Einheit genannt. Für die Sondereigentumsverwaltung (SEV), die einzelne Wohnungen innerhalb einer Wohnungseigentümergemeinschaft betreut, sind etwa 40 bis 65 Euro pro Monat und Einheit anzusetzen. Haufe (2026) und Commerzbank (2026) nennen solche Größenordnungen als Anhaltspunkte. Sie sind Richtwerte, keine Angebote: Ein konkretes Honorar ergibt sich erst aus dem Vertrag und dem Umfang der vereinbarten Leistungen.

Die Angaben lassen sich nicht immer direkt vergleichen, weil Anbieter unterschiedliche Abrechnungsmodelle verwenden. Bei einem Betrag je Einheit ist der Monatsaufwand je Wohnung unmittelbar sichtbar. Ein prozentuales Honorar der Mietverwaltung richtet sich dagegen nach der Kaltmiete: Bei 800 Euro Kaltmiete entsprechen 4 bis 7 Prozent rechnerisch 32 bis 56 Euro im Monat. Zu prüfen ist, ob die prozentuale Berechnung auf die vereinbarte Kaltmiete oder auf tatsächlich eingegangene Zahlungen abstellt und ob weitere Grund- oder Zusatzentgelte hinzukommen.

Die Objektgröße wirkt sich besonders auf den Basissatz je Einheit aus. Bei Beständen mit mehr als 99 Einheiten liegen die Basissätze ungefähr 38 Prozent unter denen von Beständen mit bis zu 10 Einheiten. Der Grund ist die Verteilung wiederkehrender Arbeiten: Eine Jahresabrechnung, die Kommunikation mit Dienstleistern oder die Pflege von Stammdaten fällt bei einer größeren Anlage nicht für jede zusätzliche Wohnung vollständig neu an. Bei kleinen Beständen verteilen sich solche festen Verwaltungsaufgaben auf deutlich weniger Einheiten.

Ein niedrigerer Stückpreis bedeutet jedoch nicht automatisch geringere Gesamtkosten oder denselben Leistungsumfang. Ein größeres Objekt kann etwa mehrere Gebäude, Aufzüge oder umfangreiche technische Anlagen umfassen; auch die Zahl der Buchungsvorgänge und die Qualität vorhandener Unterlagen beeinflussen den Aufwand. Bei der Verwaltung von Mietobjekten können wiederum ein hoher Mieterwechsel oder viele einzelne Mietverhältnisse zusätzliche Arbeit verursachen. Verglichen werden sollten deshalb Angebote mit derselben Zahl an Einheiten, derselben Verwaltungsart und möglichst identischen Grundaufgaben. So wird sichtbar, ob ein Preisunterschied aus der Objektgröße, einer anderen Berechnungsbasis oder einem abweichenden Leistungsumfang entsteht.

Sonderleistungen

Neben dem laufenden Grundhonorar berechnen Hausverwalter bestimmte Arbeiten häufig gesondert. Dazu gehören außerordentliche Eigentümerversammlungen, wenn sie über die regulär vereinbarten Versammlungen hinausgehen, sowie zusätzlicher Aufwand bei einer Sonderumlage. Auch die Vertretung der Eigentümergemeinschaft in einem Prozess kann eine Zusatzleistung sein. Dabei ist zwischen dem Honorar für die Tätigkeit der Verwaltung und externen Kosten, etwa für eine anwaltliche Vertretung, zu unterscheiden.

Wie eine Sonderleistung abgerechnet wird, richtet sich nach der Vereinbarung. Möglich sind ein fester Betrag je Vorgang, ein Stundensatz oder eine gesonderte Vergütung nach tatsächlichem Aufwand. Bei einer außerordentlichen Versammlung kann beispielsweise geregelt sein, ob Vorbereitung, Einladung, Durchführung und Nachbereitung jeweils enthalten sind oder separat berechnet werden. Bei einer Sonderumlage sollte die Abrechnung erkennen lassen, ob lediglich die zusätzliche Erstellung und Verbuchung der Forderungen vergütet wird; die Höhe der Umlage selbst ist kein Verwalterhonorar.

Für Eigentümer ist entscheidend, dass die Preisregelung vor Beginn der Zusatzarbeit nachvollziehbar feststeht. Verwaltervertrag und Abrechnung sollten den Anlass, die erbrachte Leistung, den Berechnungsmaßstab und gegebenenfalls den Zeitaufwand klar benennen. Bei einem Stundensatz hilft ein Tätigkeitsnachweis mit Datum und konkreter Aufgabe, die Rechnung zu prüfen. Werden Pauschalen vereinbart, sollte der Vertrag festlegen, welche Arbeitsschritte dazugehören und ab wann ein weiterer Auftrag oder eine zusätzliche Vergütung anfällt. So lassen sich Grundhonorar und Zusatzkosten auseinanderhalten und für die Eigentümergemeinschaft nachvollziehbar verbuchen.

Verwaltungskosten und Mieter

Die Kosten der WEG-Verwaltung tragen die Wohnungseigentümergemeinschaft beziehungsweise die einzelnen Eigentümer nach der geltenden Verteilung. Bei einer vermieteten Wohnung zahlt der Vermieter die Kosten der Mietverwaltung; die Vergütung für die Verwaltung seines Mietobjekts ist seine eigene Ausgabe. Verwaltungskosten dürfen nicht als Betriebskosten auf Mieter umgelegt werden. § 1 Abs. 2 BetrKV schließt die Kosten der zur Verwaltung des Gebäudes erforderlichen Arbeitskräfte und Einrichtungen sowie Aufsicht, Wert der Verwaltungsarbeit und Kosten der Geschäftsführung von den Betriebskosten aus.

Auch wenn eine Betriebskostenabrechnung erstellt oder geprüft wird, wird dadurch das Verwalterhonorar nicht umlagefähig. Umlagefähige Betriebskosten und Kosten für die Erstellung beziehungsweise Verwaltung der Abrechnung sind getrennt zu behandeln. Ein Mieter kann deshalb eine Position „Verwaltungskosten“ nicht als Betriebskosten auferlegt bekommen; der Vermieter muss solche Aufwendungen selbst tragen. Das gilt auch dann, wenn die Verwaltung die Abrechnung im Auftrag des Eigentümers erstellt.

Die Höhe der Vergütung wird unter anderem durch die Zahl der Einheiten, die Abrechnungsform und den tatsächlichen Betreuungsaufwand geprägt. Bei einer prozentualen Mietverwaltung ist die vereinbarte Kaltmiete maßgeblich; bei einem festen Betrag je Einheit zählen etwa die Zahl der Mietverhältnisse und der Umfang der laufenden Bearbeitung. Für Eigentümer können außerdem Zustand und Komplexität des Objekts, vorhandene technische Anlagen und häufige Mieterwechsel den Verwaltungsaufwand erhöhen. Diese Faktoren erklären Preisunterschiede, ändern aber nichts daran, dass Verwaltungskosten keine Betriebskosten des Mieters sind.

Bei der Kontrolle einer Betriebskostenabrechnung sollte die Verwaltung daher nicht mit den einzelnen umlagefähigen Kostenarten vermischt werden. Eigentümer prüfen die Verwaltervergütung anhand ihres Vertrags und der dazugehörigen Abrechnung; Mieter prüfen die angesetzten Betriebskostenpositionen auf ihre Umlagefähigkeit nach der BetrKV.

Fragen zur Hausverwaltung

Im Mietshaus treten Hausverwaltung, Vermieter und Hausmeister oft gleichzeitig als Ansprechpartner auf, erfüllen aber unterschiedliche Funktionen. Auch bei der Abrechnung ist entscheidend, ob eine Ausgabe laufende Bewirtschaftung oder Verwaltung betrifft. Für Mieter ist außerdem wichtig, ob die Hausverwaltung im Namen des Vermieters handelt und welche Befugnisse sie hat. Die folgenden Antworten ordnen diese Punkte nach deutschem Recht, Stand 2026, ein.

Was ist der Unterschied zwischen Hausverwaltung und Hausmeister?

Der Hausmeister erledigt praktische Arbeiten am Gebäude, während die Hausverwaltung die Immobilie organisatorisch und kaufmännisch betreut. Zu den typischen Aufgaben vor Ort gehören die Kontrolle gemeinschaftlicher Bereiche, kleinere Pflegearbeiten und das Melden von Schäden. Die Verwaltung koordiniert dagegen etwa Abrechnungen, Dienstleister und Instandhaltungsmaßnahmen und kommuniziert mit Eigentümern oder Mietern.

Laufende Hausmeisterkosten können als Betriebskosten auf Mieter umgelegt werden, wenn dies im Mietvertrag vereinbart ist und die Kosten den Vorgaben der Betriebskostenverordnung entsprechen. Verwaltungsarbeit und deren Kosten sind davon zu unterscheiden und nicht umlagefähig. Reparaturanteile aus einer Hausmeisterrechnung dürfen ebenfalls nicht als laufende Betriebskosten angesetzt werden.

Wer bezahlt die Hausverwaltung in einem Mietshaus?

Die Kosten der Hausverwaltung trägt grundsätzlich der Eigentümer beziehungsweise Vermieter, der die Verwaltung beauftragt. Bei einem vermieteten Haus ist der Vermieter Vertragspartner der Hausverwaltung; der Mieter wird durch diesen Vertrag nicht selbst zahlungspflichtig. Verwaltungskosten dürfen nicht als Betriebskosten auf Mieter umgelegt werden.

Davon zu unterscheiden sind umlagefähige, laufende Hausmeisterkosten: Der Vermieter bezahlt zunächst den Dienstleister und kann zulässige Betriebskosten anschließend über die Nebenkostenabrechnung weitergeben, sofern der Mietvertrag die Umlage vorsieht. Kosten für Reparaturen oder Verwaltungsaufgaben bleiben außen vor. Maßgeblich sind die konkrete Leistung und ihre Zuordnung, nicht allein die Bezeichnung auf der Rechnung.

Welche Rechte haben Mieter gegenüber der Hausverwaltung?

Mieter haben ihren Mietvertrag mit dem Vermieter; die Hausverwaltung handelt meist als dessen Vertreterin und ist nicht allein durch ihre Beauftragung selbst Vermieterin. Anliegen wie ein gemeldeter Mangel können Mieter der Verwaltung mitteilen, sollten sie bei wichtigen Fristen oder Streit aber auch an den Vermieter richten. Welche Erklärungen die Verwaltung abgeben darf, hängt von ihrer Vertretungsmacht ab.

Bei einseitigen Rechtsgeschäften kann eine Erklärung nach § 174 BGB unverzüglich zurückgewiesen werden, wenn keine Vollmachtsurkunde im Original vorgelegt wird und der Vermieter die Verwaltung nicht zuvor über ihre Bevollmächtigung informiert hat. Bei Konflikten können ein Mieterverein oder ein Rechtsanwalt unterstützen. Das sind allgemeine Hinweise und keine Prüfung des Einzelfalls.

Hausverwaltung Aufgaben und Kosten